Главная › Аудио и звук › Вывод к лабораторной по microsoft access. Отчет по лабораторной работе на тему система управления. Обеспечение целостности данных в Microsoft Access

Вывод к лабораторной по microsoft access. Отчет по лабораторной работе на тему система управления. Обеспечение целостности данных в Microsoft Access

Проектирование отчета в СУБД Access 2000 в режиме Конструктор

Цель работы: получение практических навыков создания отчетов с вычислениями в строках и общими итогами в режиме конструктора , оформлению отчетов, предварительному просмотру отчетов.

Постановка задания:

Для обеспечения удобства работы любой торговой организации с данными о товарах и их поставщиках, а также для анализа этих сведений и их наглядного представления необходимо создать отчет, содержащий информацию о наименовании товаров, входящих в заказ, количестве единиц товара в каждой партии, цене за единицу товара, стоимости партии и общей стоимости заказа, как представлено в таблице 6.1.

Таблица 6.1

Сведения о заказах

Задание 6.1. Создать отчет Заказы , содержащий данные о наименовании товара, его количестве, цене за единицу, стоимости партии товара и общей стоимости заказа, в режиме конструктора отчетов и на основании запроса SQL Стоимость .

Открыть файл БД созданный в лабораторной работе 4.

Перейти на вкладку Отчеты и щелкнуть по кнопке Создать .

На экране появится окно режимов создания нового отчета (см. рис. 5.1 - лабораторная работа 5.)

Выбрать режим Конструктор и в качестве источника данных – запрос SQL Стоимость .

Добавить Заголовок и Примечание , выполнив команду Вид/ Заголовок/примечание отчета .

Добавить Колонтитулы отчета, выполнив команду Вид/ Колонтитулы .

Добавить Панель элементов , выполнив команду Вид/ Панель элементов .

Добавить Источник данных (см. рис. 6.1), выполнив команду Вид/ Источник данных .

Рис. 6.1. Источник данных отчета

Окно конструктора отчета будет иметь вид, представленный на рис. 6.2.

Рис. 6.2. Окно конструктора отчета

Нажать на панели элементов кнопку (Надпись ) и поместить в область Заголовок отчета текст Заказы.

Выделить все поля источника данных Стоимость , выполнив двойной щелчок мыши по заголовку источника.

Установить курсор мыши на выделенные поля источника данных и, удерживая левую кнопку мыши, переместить их в центр Области данных .

Выделить мышью подписи полей Наименование , Заказано , Цена , Стоимость_партии , удерживая клавишу Shift .

Вырезать подписи полей.

Выделить щелчком мыши Верхний колонтитул отчета.

Вставить удаленные в буфер обмена подписи полей.

Расположить подписи полей в одну строку при помощи мыши.

Выделить подписи полей, удерживая клавишу Shift .

Сделать интервалы по горизонтали и вертикали между подписями полей равными, выполнив команду Формат/ Интервал по горизонтали/ Сделать равным и Формат/ Интервал по вертикали/ Сделать равным .

Разместить поля в Области данных отчета непосредственно под их подписями в одну строку и выровнять интервалы по горизонтали и вертикали аналогичным способом.

Нажать на панели элементов кнопку .

Обрисовать в области Примечание отчета рамку нового поля (см. рис. 5.7).

Щелкнуть правой клавишей мыши по подписи (левой части) поля, тем самым, вызвав контекстно-зависимое меню, и выбрать команду Свойства .

На экране появится окно свойств надписи, представленное на рис. 6.3.

Рис. 6.3. Окно свойств надписи

Ввести на вкладке Все в строке Подпись название ИТОГО .

Вызвать свойства поля свободный (правой части поля) аналогичным способом.

Ввести на вкладке Данные в строке Данные формулу, начинающуюся со знака равно :

= Sum ([стоимость]![стоимость_партии])

Нажать клавишуEnter .

Закрыть окно свойств поля.

Добавить надпись с панели элементов в область Примечание отчета и ввести текст Отчет о заказах на февраль 2004 года .

Нажать клавишу Enter .

Выполнить команду Вставка/ Номера страниц.

Установить следующие параметры:

Страница N из M

Нижний колонтитул

По центру

Отображать номер на первой странице

Щелкнуть по кнопке ОК.

Задать каждой области отчета и всем его элементам желаемый цвет фона и цвет шрифта, используя кнопки панели инструментов и .

Окно конструктора отчета Заказы будет иметь вид, представленный на рис. 6.4.

Рис. 6.4. Окно конструктора отчета Заказы

Осуществить предварительный просмотр отчета, выполнив команду Файл/ Предварительный просмотр или щелкнув по кнопке на панели инструментов .

25.1 Теоретические сведения

Изучите теоретические основы создания форм в БД Access, рассмотренные в лекционном курсе , в разделе "Отчеты в базе данных Access 2007 - 2010" или других источниках информации.

25.2. Цель работы

Создание отчетов в БД Access с помощью Мастера и Конструктора.

25.3. Постановка задачи

Исходные данные:

Предметная область: "Деканат" (успеваемость студентов).
Основные предметно-значимые сущности: Студенты, Группы студентов, Дисциплины, Успеваемость.

План выполнение работы:

Создайте необходимые отчеты для вывода информации из базы данных, созданной на лабораторной работе № 23.
Проверьте работу отчетов (для отчетов с параметрами используйте несколько значений).
Сохраните отчеты.
Оформите отчет о выполнении лабораторной работы.

25.4. Пошаговое выполнение работы

Для создания отчета выполните следующие действия:

Рис. 25.1

25.4.1. Редактирование отчета

Для редактирования отчета выполните следующие действия:

удалите поля код студента в верхнем колонтитуле и области данных;
переместите влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных.
Измените надпись в заголовке страницы:
- В разделе Заголовок отчета выделить надпись Студенты.
- Поместите указатель мыши справа от слова Студенты, так чтобы указатель принял форму вертикальной черты (курсора ввода), и щелкните в этой позиции.
- Введите НТУ «ХПИ» и нажмите Enter.
Переместите Надпись. В Нижнем колонтитуле выделить поле =Now() и перетащить его в Заголовок отчета под название Студенты. Дата будет отображаться под заголовком.
Чтобы просмотреть отчет необходимо щелкнуть на кнопке "Предварительный просмотр" на панели инструментов "Конструктор отчетов".

25.4.2. Форматирование отчета

Для форматирования отчета выполните следующее:

Выделите заголовок Студенты НТУ «ХПИ».
Измените гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона.
На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет.

25.4.3. Изменение стиля отчета

Для изменения стиля отчета выполните следующее:

На панели инструментов Конструктора отчетов щелкнуть на кнопке Автоформат, откроется диалоговое окно Автоформат.
В списке Стили объекта ‘отчет-автоформат’ щелкнуть на пункте Строгий и затем щелкнуть на кнопке ОК. Отчет будет отформатирован в стиле Строгий.
Переключится в режим Предварительный просмотр. Отчет отобразится в выбранном вами стиле. Впредь все отчеты созданные с помощью функции Автоотчет будут иметь стиль Строгий, пока вы не зададите другой стиль в окне Автоформат.

25.4.4. Завершение работы

Сообщите преподавателю о выполненной работе. После разрешения на завершение работы закройте прикладную программу Microsoft Access , после чего можете приступить к сдаче тестов по выполненной работе.

Введение Access - это одна из систем управления базами данных (СУБД). База данных (БД) хранит совокупность данных и объектов, относящихся к определенной задаче. Она помогает нам упорядочить информацию и позволяет быстро делать выборку. В качестве данных может быть любая информация, хранящаяся на диске компьютера: сочетания символов, слова, файлы, рисунки и др. Методы ввода и хранения данных определяют структуру базы данных.

Все объекты баз данных Access, кроме макросов и модулей, можно отображать в двух режимах: в режиме таблицы и режиме конструктора. Режим конструктора в СУБД Access Режим конструктора обеспечивает большие возможности при создании таблицы, запроса, формы или отчета. Например, в этом режиме можно задать ширину каждого поля с тем, чтобы сделать объект более компактной. Режим таблицы в СУБД Access В режиме таблицы можно добавлять, редактировать, просматривать или выполнять другую работу с данными таблицы. Каждая строка таблицы представляет собой отдельную запись, каждый столбец - поле.

Создание таблиц в режиме конструктора Открыв таблицу в режиме «Конструктор» можно произвести с ней следующие действия: ввести имена полей, задать тип и свойства при создании таблицы, изменить характеристики полей, добавить поля, удалить поля. Окно состоит из двух частей. Верхняя часть называется бланком. В бланк можно внести название поля, его тип и описание. В свойствах поля указываются более подробные его характеристики, такие как: размер, формат, подпись, обязательность поля. Если поле ключевое, то в свойствах указывается, что оно индексированное.

Создание таблицы в режиме мастера По прохождении всех этапов создания таблицы, в режиме масттера она примет вид:

Установка связей Созданные таблицы для упрощения конструирования многотабличных форм, запросов и отчетов должны быть связаны. Эта связь обеспечивается схемой данных, которая определяется информационнологической моделью предметной области.

Запросы В современной СУБД рядом с самыми простыми средствами поиска и фильтрования данных используются удобные, гибкие и мощные средства – запросы. С их помощью можно исполнять исчисления, обновлять данные в таблицах, добавлять или удалять записи. При этом результаты исполнения запроса подаются в удобном виде – в форме таблицы. Запрос можно строить с использованием временной таблицы, созданной с помощью другого запроса. Запросы бывают: на выборку, на создание таблицы, на обновление, на добавление, на удаление.

Создание запроса на выборку запрос на выборку, т. е. выбирающий данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. В результате получают таблицу, существующую до закрытия запроса. Таблицу с результатами зап росаможно использовать для работы с данными таблиц, на которых построен запрос;

Запрос на создание таблицы запрос на создание таблицы, основанный на запросе на выборку, но в отличие от последнего результат этого запроса сохраняется в новой таблице

Запрос на удаление обеспечивает удаление записей из одной или нескольких связанных таблиц. вопрос является необратимым, поэтому необходимо иметь копию таблицы, которая используется.

Запрос на обновление дает возможность вносить изменения в группу записей, которые отбираются с помощью запроса на выборку, т. е. в новую таблицу, созданную запросом.

Запрос на обновление При выполнении данного запроса появляются диалоговые окна с просьбой ввести необходимые значения для параметра.

Группировка данных После выбора в контекстно независимом меню команды Групповые операции в бланке запроса появится строка «Групповая операция» , где из списка специальных функций нужно выбрать необходимую.

Перекрестный запрос Этот запрос создается с помощью Мастера, запускаемого выбором соответствующей команды в диалоговом окне «Новый запрос» . Мастер создает таблицу, в которой левый столбец образует заголовки строк из значений одного выбранного поля таблицы, верхняя строка образует заголовки столбцов из значений другого поля таблицы, а на пересечении строк и столбцов размещаются итоговые значения, вычисляемые по значениям третьего поля. Для получения итоговых значений производится группировка по полям. Кроме этого, перекрестный запрос может быть создан с помощью Конструктора. При этом сначала создается запрос на выборку, и затем он преобразовывается в перекрестный запрос.

Формы Основой диалога пользователя с базой данных является форма, конструкция которой определяется пользователем. При этом указывается, из каких таблиц и содержимое каких полей нужно отображать, какие графические элементы должны быть включены в форму.

Создание в конструкторе Рабочим полем конструктора является форма, состоящая из трех областей: «Заголовок формы» , «Область данных» и «Примечание формы» . Для размещения в областях нужных объектов необходимо использовать элементы с панелей инструментов. После буксировки нужных полей из таблицы в «Область данных» , формирования и включения в форму некоторых средств управления диалоговое окно «Конструктор форм» примет вид, представленный сбоку.

Создание кнопок на форме Сначала на «Панели инструментов» необходимо выбрать объект «Кнопка» и разместить его на форме. Затем следовать подсказкам на экране и создать необходимую кнопку.

Завершение конструирования Завершающей операцией конструирования формы является ее сохранение в составе базы данных. Для просмотра формы необходимо открыть базу данных, щелкнуть на вкладке «Формы» , выбрать необходимую и выполнить команду Открыть. В результате этого на экране отобразится требуемая форма.

Многостраничные формы Средства MS Access позволяет конструировать многостраничные формы, которые содержат несколько вкладок. Перед созданием этой формы был сконструирован запрос на выборку, что стал основой создания формы. Такую форму создают с помощью Конструктора.

Выводы В ходе выполнения данной лабораторной работы были изучены и приобретены навыки по работе с СУБД MS Access. Было изучено создание в различных режимах и редактирование таблиц, запросов, форм и отчетов. Произведенная работа придала уверенности в пользовании компьютером и открыла возможности использования систем управления базами данных Microsoft Access, что может пригодится в дальнейшем совершенствовании, как профессионала, а также в будущей профессии для упрощения и систематизации работы с данными.

Лабораторная работа № 27

Тема: Работа с данными и создание отчетов в СУБД Access

Цель работы - изучение приемов разработки и печати отчетов в среде Access 2007.

Оборудование : ПК, Windows XP Professional, MS Access.

Задание:

1 Изучить назначение и способы разработки отчетов в Access.

2 Разработать отчеты в соответствии с заданием.

3 Ответить на контрольные вопросы.

4 Сделать вывод о проделанной работе

Порядок выполнения:

1 В окне базы данных выполните команду: вкладка ленты Создание - панель инструментов Отчеты - Мастер отчетов.

2 Выберите из списка таблицу (или запрос), которая будет использована как источник данных (например, запрос Адреса клиентов).

3 В появившемся диалоговом окне Создание отчетов переместите все доступные поля в область «выбранные поля».

4 С помощью Мастера отчетов создайте отчет Дни рождения. В качестве источника данных используйте таблицу Сотрудники.

5 Если требуется напечатать почтовые наклейки, Access предоставляет такую возможность. Для этого выделите таблицу Клиенты и выполните команду: вкладка ленты Создание - панель инструментов Отчеты - Наклейки.

6 В появившемся диалоговом окне укажите размер наклейки, систему единиц, тип наклейки и нажмите кнопку Далее.

7 На следующем шаге создания отчета установите шрифт, размер, цвет текста и начертание. Нажмите кнопку Далее.

8 Выберите поля, которые будут размещаться на наклейке. Например, Название компании, Адрес, Телефон и Факс. Если на каждой наклейке требуется вывести определенный текст, то введите его в прототип наклейки.

9 При необходимости измените название отчета с наклейками и нажмите кнопку Готово.

10 Иногда в отчетах требуется вычислять итоговые значения, среднее, минимальное или максимальное значения, а также проценты. Для этого запустите Мастер отчетов и в качестве источника данных укажите запрос Сумма заказа.

11 В диалоговом окне Мастера, в котором задается порядок сортировки записей, нажмите кнопку Итоги.

12 В диалоговом окне Итоги для полей Сумма и Налог установите флажки в столбце sum, чтобы посчитать итоговую сумму.

14 Создайте отчет Дни рождения, используя в качестве источника данных запрос Дни рождения.

15 Составьте отчет Выполненные заказы, в котором будут данные о компании и сумме заказа. Вычислите итоговую сумму, среднее значение (Avg) и максимальную сумму для каждой фирмы.

16 Покажите работу преподавателю.

17 Ответьте на контрольные вопросы.

18 Сделайте вывод о проделанной работе.

Контрольные вопросы:

1 Для чего предназначены отчеты?

2 Какие способы создания отчетов вы знаете?

4 Какие итоговые значения можно посчитать в отчетах?

5 Как в Access напечатать почтовые наклейки?

ACCESS»

по курсу «Информатика»

Студент группы С-12:

Преподаватель:

Москва 2008 г.

Теоретическая часть.

1) Базы Данных и Системы Управления Базами Данных (СУБД)

Базы Данных (БД) предназначены для хранения на компьютере и эффективного использования больших объемов самой разнообразной информации:

о книгах, журналах и газетах в библиотеках,

о товарах в магазинах и продукции на заводах,

об экспонатах в музеях и разнообразных коллекциях ,

обо всех сотрудниках фирм, предприятий и учреждений,

о всех рейсах самолетов в аэропортах, о стоимости билетов и наличии мест,

о расписании всех поездов с вокзалов, о стоимости билетов и наличии мест,

о всех зарегистрированных в ГИБДД (ГАИ) автомобилях, включая угнанные,

о всех путевках, в том числе "горящих", в турбюро и турагентствах,

о погоде в любой точке Земного шара теперь и много лет назад и т. д.

Для работы с Базами Данных используются прикладные программы, называемые СУБД – Системы Управления Базами Данных. Самой популярной СУБД является программа ACCESS фирмы Microsoft.

2) Все СУБД, в том числе и СУБД ACCESS позволяют:

1. Быстро создавать Базы Данных, дополнять и изменять их.

2. Быстро находить определенные, нужные Вам данные в БД.

3. Сортировать данные в БД по разным признакам (например, по алфавиту).

4. Извлекать на экран подмножества данных по Вашим запросам, т. е. удовлетворяющих заданному критерию.

5. Выполнять статистические вычисления над данными БД для анализа и принятия решения.

6. Распечатывать данные, выбранные для определенных целей, т. е. готовить справки, отчеты и т. д.

База Данных в простейшем случае представляет собой электронную таблицу, внешне похожую на электронную таблицу Excel.

Как и таблицы Excel, таблицы БД состоят их столбцов и строк. При этом столбцы в БД называются "ПОЛЯМИ " и они имеют конкретные имена (имена "ПОЛЕЙ" ), а не буквы латинского алфавита в качестве имени как в таблицах Excel. Таких столбцов, т. е. полей в таблицах БД может быть до 255 (как и в Excel).

Каждая строка в таблицах БД называется "ЗАПИСЬЮ " и имеет свой порядковый номер, такой же, как и строка в электронной таблице Excel. Количество строк, т. е. записей в таблицах БД практически не ограничено.

Все "ЗАПИСИ " (строки) в таблице БД содержат в каждой ячейке обязательно однотипную информацию, соответствующую имени "ПОЛЯ" . В этом и состоит основное отличие таблицы БД от электронной таблицы Excel. Например, в столбце с именем поля "ФИО" во всех записях (т. е. во всех строках), Вы увидите конкретные фамилии людей;

в столбце с именем поля "ГОДР " во всех записях (т. е. во всех строках) Вы увидите конкретные года рождения студентов;

в столбце с именем поля "НГ " во всех записях (т. е. во всех строках) Вы увидите конкретные номера групп студентов.

База Данных может включать не одну, а несколько связанных таблиц.

Кроме Таблиц – основного объекта Базы Данных - БД может содержать и другие объекты, а именно:

Форму (одну или несколько). Форма – это способ отображения на экране данных из таблиц БД удобный для ввода данных и для их просмотра.

Запрос (один или несколько). Запрос – это способ выбора и вывода на экран данных из таблиц БД по заданным Вами критериям.

Отчет (один или несколько). Отчет – это способ выбора и вывода на печать данных из таблиц БД в том виде, в котором они требуются пользователю, т. е. Вам.

Макрос (один или несколько). Макрос – это набор макрокоманд, выполняющих определенные операции с БД, например, печать отчетов.

Модуль (один или несколько). Модуль – это программа на языке программирования Access Basic, используемая в БД для выполнения нетривиальных задач.

Все перечисленные объекты, если они были созданы, входят в состав файла Базы Данных, имеющего расширение . mdb .

3) Работа по созданию многотабличной базы данных включает 4 этапа:

1-й этап. Проектирование структуры БД, т. е. определение количества Таблиц, их назначения и состава.

2-й этап. Конструирование Таблиц БД, т. е. задание Полей, их типов и свойств, для каждой из Таблиц.

3-й этап. Создание схемы БД, т. е. определение и установка связей между Таблицами БД.

4-й этап. Ввод данных в пустые Таблицы БД.

Проектирование структуры базы данных – 1-й этап

Проектирование структуры БД – это определение количества Таблиц в БД, их назначения и состава. Мы с Вами эту работу уже проделали, так как определили 6 таблиц ("Студент", "Группа", "Кафедра", "Изучение", "Успеваемость" и "Преподаватели"), необходимые для создания Базы Данных Института, позволяющей вести прием студентов, формировать группы по отдельным кафедрам, а также учитывать успеваемость студентов.

Конструирование пустых таблиц базы данных – 2-й этап

Конструирование Таблиц БД – это задание Имен Полей в каждой из Таблиц и определение Типов данных и свойств каждого из Полей. Есть несколько способов (режимов) для конструирования Таблиц:

Режим Конструктора,

Режим Таблицы,

Режим Мастера таблиц.

Каждый из этих способов имеет свои преимущества и недостатки. Вы попробуйте использовать все три способа для конструирования таблиц создаваемой Вами БД.

В первой части данного пособия была уже создана БД с таблицами «Студент» и «Предмет».

4) Создание схемы базы данных – 3-й этап

Создание схемы Базы Данных - это определение связей между таблицами, входящими в эту БД, а точнее, между конкретными полями этих таблиц.

Когда таблицы связаны – изменения в одной из них автоматически передаются в другую. Главный смысл связывания таблиц – исключение дублирования сведений в БД.

Практическая часть.

Практикум по лабораторной работе состоит из 33 упражнений: выполнено –33

Я изучил элементы Access, такие как …

Создание простой базы данных:

мышью" или командой "Ширина столбца" в меню "Формат":