Невыносимый нас найти копию письма. Копия и скрытая копия в электронной почте. Что делать с копиями
Каждый день мы отправляем десятки электронных писем. Иногда это очень короткие сообщения, например, такие: «Пойдем на обед?». Иногда - , с помощью которых вы презентуете свой бизнес или сайт. Когда писем становится много, а времени - мало, мы начинаем торопиться и совершать ошибки. Обычно пустяковые, вроде опечатки, но порой случаются и такие, которые могут здорово навредить вашей репутации и подпортить отношения с клиентом или сотрудником.
Этого можно избежать, просто нужно быть собранным и знать про кое-какие подводные камни. Вот самые распространенные ошибки, совершаемые во время отправки электронных писем. Внимательно прочитайте и запомните, что сперва нужно сделать небольшую паузу, проверить, все ли в порядке, а уже потом нажимать на кнопку «Отправить».
Вы набираете не тот адрес
Самая частая и самая неприятная ошибка. Представьте, вы хотите отправить довольно личные фотографии другу или подружке, но машинально набираете адрес своего начальника или заказчика. И только после того, как письмо ушло, с ужасом понимаете, что сейчас произошло. Если вас это утешит, то в такую ситуацию каждый из нас попадал хотя бы раз в жизни: юристы отправляли конфиденциальные документы противоположной стороне, дизайнеры - макеты сайтов не тому клиенту и т.д. Но когда это происходит с нами - кажется, земля уходит из под ног.
К счастью, во многих почтовых сервисах, например, в том же Gmail, есть функция . Включите ее и укажите большой временной интервал - так, знаете ли, спокойнее.
Вы забыли про вложение
Вы написали, что к письму прилагается некий файл, но забыли его прикрепить. Еще одна распространенная ошибка, которая часто приводит к недопониманию и извинениям. С одной стороны, ничего страшного, никто не идеален, но лучше сначала все проверить, а уже потом отправлять письмо. А чтобы избежать вопросов со стороны получателя, рекомендуем перечислить все прикрепленные файлы прямо в теле письма. Например, так:
Привет, Максим! Отправляю тебе несколько файлов, они во вложении:
Договор об оказании услуг
Гифку с котиком
Вы не думаете об оформлении
Встречают, как вы помните, по одежке. Если хотите, чтобы ваше письмо не вызвало желания немедленно удалить его, поработайте над его формой. Говорят, ей нужно уделять столько же времени, сколько содержанию. К счастью, сегодня это просто. Для мы рекомендуем воспользоваться приложением Wix ShoutOut, выбрать подходящий шаблон и добавить в него свой текст. Никаких специальных знаний не требуется, просто следите, чтобы все смотрелось аккуратно и красиво. Кстати, у хорошей рассылки есть свои секреты и правила, поэтому советуем прочитать нашего директора по email-маркетингу. Не благодарите.
Вы не указываете тему письма
Тема письма выполняет примерно ту же роль, что заголовок текста. Она появляется рядом с вашем именем, получатель видит ее и понимает, что вы ему прислали: счет-фактуру, итоги встречи, предложение о работе, макет сайта и т.д. Помните, что тема должна быть четко сформулированной, чтобы при необходимости человек быстро отыскал ваше письмо, и убедительной, чтобы он заинтересовался, если речь идет, допустим, о рассылке. Не так давно мы писали о том, если вы подзабыли - стоит перечитать.
Вы не сохраняете черновики
Если вам нравится писать письма в текстовых редакторах, то сохраняйтесь почаще, а не то получится, что вы весь день просидели над письмом, а тут внезапно компьютер завис, и все пропало. Или пишите сразу в почтовом сервисе - тогда все ваши наброски автоматически сохранятся в папке «Черновики».
Вы ведете себя невежливо
Вежливость в переписке важна ничуть не меньше, чем в жизни. Вот основные правила, которые нужно соблюдать всем и каждому:
Всегда благодарите отправителя за письмо, особенно если вы видите, что он хорошо поработал. Помните, в детстве нас всех учили «волшебным» словам? Давайте не будем их забывать, несмотря на то, что мы уже взрослые.
Сохраняйте спокойствие, даже если дело крайне срочное и важное. Нервозность и упреки точно не приведут ни к чему хорошему.
Начинайте и заканчивайте письмо общепринятыми фразами. Степень формальности будет зависеть от того, с кем вы переписываетесь. Если это ваш начальник или просто официальное лицо, не используйте «Привет», «Пока» или «Целую». И наоборот, если пишете коллеге или приятелю - можно обойтись без традиционного «С уважением».
Вы не вычитываете текст
Опечатки могут испортить все впечатление, поэтому внимательно перечитайте написанное письмо, лучше несколько раз. Сомневаетесь насчет орфографии или синтаксиса - зайдите на Грамоту.ру . Лучше семь раз отмерить, то есть проверить, чем потом извиняться за опечатки и доказывать, что вы на самом деле грамотный.
И кстати: если вы боитесь случайно отправить недописанное письмо, сперва напишите весь текст полностью, а только потом набирайте адрес получателя.
Вы не ставите нужных людей в копию письма
Давайте разберемся, кто вообще может получить ваше письмо. Поле «Кому» - это основной получатель. Поле «Сс» - человек, который получит копию. Он не относится к обсуждаемому вопросу напрямую, но хочет или должен быть в курсе. Поле «Bcc» - это скрытые получатели. Вы добавляете их, но основной получатель их не видит. И здесь нужно быть осторожным: можно перепутать Cс и Bcc, и тогда получатель подумает, что за ним шпионят.
Имейте в виду, что некоторым людям важно быть в курсе происходящего. Вы же не хотите слушать упреки на тему «Как ты мог не добавить меня в копию?! Я же работал над этим проектом два месяца!» Если сомневаетесь - добавляйте всех, кто имеет какое-либо отношение к вопросу. Может, не все будут довольны, что их отвлекают, зато к вам не будет никаких претензий.
Вы не подписываетесь
Вы написали «С уважением, Маша» и думаете, что все в порядке, а получатель письма сидит и ломает голову, что это за Маша. Из типографии? А может, иллюстратор? Чтобы не заставлять его теряться в догадках - настройте подпись, и она будет автоматически добавляться в конец каждого вашего сообщения. Обязательно укажите имя, фамилию, название компании, должность и контактную информацию, например, скайп или номер телефона. Можете добавить адрес - это хоть и реклама, но ненавязчивая.
Вы выбираете неподходящее время
Писать письма по ночам - не самая лучшая идея. Причина первая: вы наверняка ужасно устали за день, не очень хорошо соображаете и рискуете совершить все указанные ошибки. Причина вторая: лавина утренней почты похоронит под собой ваше полуночное письмо, и в ближайшее время адресат его точно не увидит. И третья: судя по всему, вам больше нечего делать, раз вы пишете деловые письма в три часа ночи.
Наш совет: если не случилось ничего Важного и Срочного, отправляйте сообщения с понедельника по пятницу и в рабочее время, как все нормальные люди.
Нужно для вашего бизнеса? Создайте его сами на Wix - это просто и бесплатно!
Тамара Воротынцева – директор по развитию тренинговой компании «БИЗНЕС ПАРТНЕР» (Москва). Практикующий бизнес-тренер, автор книги «Строим систему обучения персонала» и публикаций в деловых изданиях России, Казахстана и Украины. Создатель интернет-рассылки: «E-mail переписка в бизнесе» на сервере subscribe.ru! Книга является практическим пособием для деловых людей, ведущих активную переписку с клиентами и партнерами. В ней представлены инструменты, которые помогут сделать электронное общение эффективным, оптимальным по времени и результату, максимально соответствующим нормам и правилам, принятым в современном деловом сообществе. Автор дает практические советы, иллюстрирует свои наблюдения случаями из жизни, приводит аргументированные выводы. Текст книги богат узнаваемыми примерами реальной деловой переписки. Автор делится своими наблюдениями, приемами, «хитростями», которые способны существенно повлиять на эффективность и результативность делового электронного письма. Если вы – деловой человек и для вас важно писать оперативно, лаконично, грамотно, в соответствии в правилами хорошего делового тона, – эта книга станет вам надежным помощником.
Книга:
Работая с полями «Кому» («То»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Всс»), помните, что это важная часть электронного письма, влияющая на дальнейшие действия участников переписки.
«Кому» («То»). В это поле помещается адрес получателя, которому непосредственно адресовано письмо и содержащиеся в нем сведения. От основного получателя автор письма и ждет ответ. Если в это поле помещены два адресата, значит автор письма ждет ответ от каждого или кого-то из них (имейте это в виду, если ваше имя значится в списке получателей). При этом (если вы – отправитель) имейте в виду, что включать в поле «Кому» («То») более одного адресата не очень целесообразно. На письмо, отправленное нескольким адресатам, можно не получить ни одного ответа, так как каждый будет думать, что ответит другой.
Если письмо адресовано вам, но содержит в копии других получателей, обязательно используйте при ответе кнопку «Ответить всем» («Reply ALL»)! Это позволит сохранить круг адресатов, который обозначил инициатор переписки.
«Копия» («Сс»). В это поле помещайте адреса получателей, которые, по вашему мнению, должны быть в курсе переписки по данному вопросу. Эти адресаты получают информацию только «к сведению». Получатель в копии обычно не должен отвечать на письмо, но при необходимости может это сделать.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!
В случае если ваше имя находится в поле «Копия» («Сс»), то, вступая в переписку, помните, что бывают ситуации, когда крайне важно быть вежливым. Используйте фразы: «Позвольте присоединиться к обсуждению», или «Позвольте присоединиться к вашему диалогу», или «Позвольте высказать мое мнение».
«Скрытая копия» («Всс»). Это поле в некоторых компаниях запрещено к использованию, так как является инструментом, противоречащим этическим нормам общения. Назначение этого поля – приглашение адресату стать «тайным свидетелем».
Если в вашей деловой практике принято использовать это поле в работе, учитывайте следующее. Получатель, находящийся в «скрытой копии», остается невидимым для основного получателя и для адресатов, стоящих в копии. Иногда бывает нелишним отправителю и «тайному получателю» иметь предварительную договоренность (или последующую информированность) о причине и целях такого способа информирования.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!
«Скрытому» получателю категорически не следует вступать в переписку из этого поля.
Вероятно, Вы уже обращали внимание, что
при получении писем от некоторых авторов
в разделе «кому» стоит список из нескольких десятков имейлов разных людей. Причем ни Вы, ни эти люди не давали своего согласия на то, чтобы эти имейлы были «засвечены». Естественно, кто-то из адресатов, отпишется от данной рассылки (нам всем надоел поток спама на наши почты). Но одно безусловно – все получатели отнесутся к автору рассылки, как к человеку непрофессиональному. И вряд ли согласятся принять его предложение.
Как же сделать так, чтобы не отправлять каждому адресату письмо отдельно и в то же время «не светить всех перед всеми»?
Практически любой почтовый сервис позволяет это сделать.
Рассмотрим эту возможность на примере самой популярной для деловых рассылок почте gmail.com
Обычно для отправки письма вы пользуетесь окном «Написать». Нажав на него, видите новое окно «Новое сообщение», в которое и вставляете все, что необходимо для создания и отправки самого письма.
В окно «Получатели» обычно вставляем имейлы наших адресатов.
Копия означает «точная копия». Это поле используется, когда вы просто хотите отправить письмо кому-то, кто не является основным получателем. Таким образом, вы можете держать человека в курсе, давая ему при этом знать, что отвечать на письмо не обязательно. Но все получатели данного письма видят адреса (и даже имена) друг друга.
Скрытая же копия означает «точная скрытая копия». Она работает так же, как и Копия, но в этом поле все адреса получателей скрыты.
Таким образом, использование этого поля – один из лучших способов отправить письмо большому количеству людей и соблюсти конфиденциальность. А значит, и не испортить отношение с ними. Используя эту возможность, можно вставить до 30 имейлов. А это значит, что одним нажатием кнопки вы можете отправить данное письмо сразу 30 адресатам, не показывая их имейлы.
И еще, при необходимости, можно вставить в тело письма картинку (4 ) или прикрепить файл (5 ).
Именно эта почта дает максимальное количество возможностей для редактирования.
Аналогично можно отправить одновременно нескольким адресатам письмо и на почте yandex.ru.
Нажимаете на «Написать» и далее в окне «Кому» (1 ) вставляете имейл первого адресата, а затем выбираете функцию «Копия» (2 ) или «Скрытая копия» (3 ). В зависимости от того хотите ли вы, чтобы все получатели вашего письма увидели все имейлы или сохраняете их право на конфедициальность адресов, выбираете одну из функций. Чтобы добавить каждый следующий имейл в список, необходимо нажать на кнопку с изображением человечка с «плюсиком» перед ним (4 ). Тогда из выпавшего списка можете выбрать своих постоянных адресатов или вписать их имейлы вручную.
Картинки можно загрузить с Яндекс Диска и файлы прикрепить тоже, как обычно.
Нажимаете на кнопку «Написать», появляется окно, в котором при нажатии мышкой в окне «Кому» (1 ), появляется выпадающий список с перечнем ваших постоянных адресатов (2 ). Можете выбрать из этого списка нужного. Или просто вставить желаемый имейл адресата вручную.
Ну и чтобы , давайте сформулируем несколько полезных правил. Научите ваших коллег и... гм... прочих партнеров им следовать, и наступит у вас в почте мир и спокойствие. А может, и не только в ней.
1.
Если ваша работа в явном виде не состоит в быстром ответе на письма, . Только вы решаете, с какой скоростью и кому отвечать, а не тот, кто требует от вас ответа немедленно (если это только не ваш/большой начальник, с которым конфликтовать опасно, но и его можно приучить не ждать быстрых ответов). Есть множество причин, по которым вы не обязаны спешить с ответным письмом - вы заняты, письмо требует подготовки или обдумывания, etc. Бывают действительно срочные и важные вопросы, но даже по ним вас должны вежливо просить (!) ответить побыстрее, а не требовать мгновенной реакции. Этого правила должны [стараться] придерживаться и все менеджеры в отношении подчиненных (и это реально сложно, поверьте), кроме случаев прямого письменного распоряжения.
2. Не пишите длинных писем. Совет кажется банальным, но у всех нас возникает время от времени желание написать километровое послание (таким будем считать текст, в котором больше 5 предложений). Сдержитесь. Длинные письма никто не любит читать, и если вы не хотите специально вызвать раздражение - не надо. Это правило не касается изложения какой-то технической проблемы или подробного решения, но даже в таких случаях надо быть лаконичным.
3.
Избегайте лишних, подчеркиваю - лишних! - "спасибо". Представьте, что вы попросили кого-то прислать вам важный документ (и по каким-то причинам его нельзя выложить на общий сетевой ресурс или передать другим способом). Человек откликнулся на вашу просьбу и прислал документ. Вы в ответ пишите: "Спасибо". Если это только не симпатичная барышня, чувствительная к знакам внимания, писать так не надо.
Вы знаете, сколько работник офиса тратит на разбор почты? Около трети своего рабочего времени! Если вы не хотите быть причастным к этому кошмару в жизни члена вашей (а хоть бы и соседней) команды - не надо никаких "спасибо". Если вам кажется, что человеку важно знать, получили вы документ или нет, расслабьтесь - по умолчанию ему плевать. И это правильно - вам нужен документ, а не ему. В крайнем случае он попросит подтвердить получение. Лучшая благодарность - не засорять чужой инбокс.
4. Четче формулируйте свои мысли. Прежде чем отправить письмо, подумайте, достаточно ли ясна мысль, вопрос, просьба, в нем изложенная? Поставьте себя на место человека, которому пишите. Разберется ли он? Не все же такие умные и сообразительные, как вы.
5. Не пишите писем, если это не нужно. Подумайте, а нельзя ли обойтись вообще без этого письма? Когда начинают проект, то первым делом оценивают риски от его невыполнения. Подойдите так же к письму: оцените риски от того, что письмо не будет написано, правда ли чья-то работа пострадает?
6.
в руках менеджера. Тем больше причин использовать этот инструмент по назначению - тот, кому вы эскалируете проблему, должен получить от вас ее краткое описание и подходы к решению.
У нас же любят эскалировать проблему, просто ставя начальство в копию. Это глупость, а не эскалация.
7.
Старайтесь писать письма только тем, кого они касаются. Часто сотрудники от страха, неуверенности или незнания ставят в копию всех, чье имя приходит на ум. Я лично вообще стараюсь не читать письма, в которых не являюсь адресатом. Если меня поставили в копию, я интерпретирую это как "посмотри, может, тебе эта тема тоже интересна". Нет, не очень, спасибо, мне есть чем заняться.
Другая проблема - нарушение здравого смысла. Если вы обсуждаете проблему с проектом заказчика, обсудите ее сначала внутри. Не надо сразу подключать его к переписке.
8. Проверяйте почту время от времени - регулярно, но не постоянно. Не пяльтесь на желтый конвертик, зарплата там бывает не каждый день. Помимо чтения почты нужно еще (как минимум) работать и думать.
9. Не добавляйте людей в переписку, если они этого не просили. Обожаю вдруг получить письмо с дискуссией на пару десятков человек, которая длится уже неделю, причем на вопрос "какого хрена?" люди искренне удивляются: "Так там же все написано! Сам почитай!" Да сейчас, разбежались. Хотите от меня чего-то - давайте конкретную информацию и конкретный вопрос. Пару писем вниз еще можно пролистать, но больше - это уже прямое неуважение.
10. Я лично против скрытой копии. Не можете открыто выслать письмо человеку - не высылайте и тайно.
11. Еще одно правило, которое я сам часто, увы, нарушаю - порядок разбора непрочитанных писем. Лучше не читать историю переписки, а начинать сверху, с самых свежих писем. Вы так сэкономите кучу времени - частенько проблема, которую сформулировали в письме несколько дней или часов назад, уже либо решена, либо решается, либо неактуальна. "Последний пришел - первый ушел".
12.
Есть люди, которые считают, что каждое письмо требует ответа. Например, менеджер пишет сотруднику: "Подумай, как нам быстро решить проблему А". Через час они встречаются по дороге в туалет, и сотрудник рассказывает, как он будет решать проблему, а менеджер согласен. Еще через час сотрудник получает письмо "Мы только что договорились, что проблему А будем решать так-то и так-то". Это разумно, если речь идет о действительно сложной задаче. Но писать такое по каждой ерунде точно не стоит.
Так же и сотрудник не обязан отвечать на письмо - проблему обсудили и решили (не будем здесь говорить о ситуациях, когда менеджер и/или сотрудник - идиоты или негодяи, в них, конечно, без письменной фиксации каждого чиха, не обойтись).
13.
Вставлять в подпись картинки, например, логотип компании, не стоит. То некорректно отобразится, то слишком пестрый - раздражает. Особенно не стоит этого делать, если вы работаете на внутреннего заказчика. Он и так знает, как выглядит логотип, да и вас вряд ли с кем-то перепутает.
Еще раздражает, когда люди пишут две подписи в одном письме - на русском и на английском, причем с ошибками в обоих вариантах.
Ах, да, если вы получили в юности PhD - можно об этом не писать, если только вы не сотрудник научной организации. Мне лично безразлично, есть ли PhD у сисадмина Петрова - лишь бы интернет работал.)
14. Не надо загаживать почтовые ящики окружающих письмами с выяснением отношений. Выясняйте их лично или в приватной переписке. Самое отвратительное - письма в стиле "а вот Вы - говно", "благодарю за прямоту, но нет, это Вы - говно, и ваш отдел - тоже говно". И так может длиться неделями.
15.
Грамотность важна. Еще раз: грамотность важна. Если не уверены в своей - проверьте письмо спеллчекером перед отправкой. Иначе работают простые формулы: неграмотное письмо от менеджера подчиненному - смех и неуважение, неграмотное письмо от подчиненного менеджеру - раздражение и претензии к квалификации, неграмотное письмо на одном уровне иерархии - падение авторитета коллеги в глазах других.
Вам плевать на грамотность? Не понимаю, почему вы дочитали этот пост до конца.))
Вроде ничего не забыл. Или добавите?)
Большинство почтовых клиентов, включая Gmail , Mail.ru , Microsoft Outlook , Mozilla Thunderbird , позволяют поставить нескольких получателей в Копию (на английском языке принята аббревиатура СС ), или Скрытую копию (CCB ). В Копии получатели могут видеть адреса других людей. Во втором случае личность дополнительных адресатов скрыта.
Добавление адреса получателя
Чтобы указать получателя (или получателей) электронного письма, введите его адрес электронной почты в поле Кому (То ):Некоторые почтовые клиенты позволяют просто вводить имя пользователя в поле, которое затем автоматически заполняется программой.
Если Вы используете это поле для отправки электронной почты нескольким людям, каждый из них сможет увидеть полный список других получателей.
Как создать копию электронного письма
Поле CC или Копия используется для обмена электронными сообщениями более опосредованным способом, чем поле Кому . Если Вы в своем электронном письме не обращаетесь напрямую к человеку, но хотели бы, чтобы этот человек следил за обсуждением в цепочке писем или просто был в курсе этой темы, поле Копия будет отличным вариантом. Адресат, который находится в Копии письма, получает непрочитанное письмо на свой почтовый ящике, как и тот, кто был помещен в поле Кому ; разница заключается только в том, кому первому Вы адресуете письмо в теле своей электронной почты. В профессиональном мире рассылка в Копии используется очень широко и служит для того, чтобы коллеги были в курсе разных событий и тем.Вы можете перечислить получателей электронной почты, просто введя список адресов в поле Копия , которое обычно находится сразу под полем Кому . Каждый в этой цепочке адресатов сможет видеть имена и адреса электронной почты всех других получателей:
Как создать скрытую копию электронного письма
Каждый почтовый клиент (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo и т. д.) дает возможность отправителю письма обратиться к большому числу людей, не афишируя их данные перед другими пользователям в цепочке электронной почты. Эта функция называется BCC или Скрытая копия . Вы можете скрыть получателей, введя их адреса в поле Скрытая копия вместо использования полей Кому и Копия :Вы можете использовать эту функцию как для индивидуальных, так и для групповых писем. Это особенно полезно, если Вы хотите сохранить конфиденциальность своих контактов, защитить их от спама и нежелательных писем или же просто, если не хотите, чтобы Ваши получатели знали, кто получил такое же сообщение.
Поле Скрытая копия не всегда доступно по умолчанию для всех почтовых клиентов. Например, в Outlook Вам нужно будет зайти в Параметры , чтобы получить доступ к настройке; в Thunderbird нужно будет выбрать эту функцию из раскрывающегося меню; в Gmail нужно нажать кнопку Копия и Скрытая копия ; в Windows Live Mail Вам потребуется одновременно нажать клавиши Alt + B .
Изображение: © Web Hosting - Unsplash.com
