Бухучет инфо. Справочник контрагенты Что значит завести контрагент в 1с
Для создания контрагента в 1С необходимо заполнить карточку в справочнике контрагентов. Можно внести все записи вручную, но часть этой работы способна выполнить сама программа.
Инструкция
Как работать с контрагентами в 1С 8.3 Бухгалтерии, завести нового поставщика или покупателя
Контрагенты в 1С - один из самых важных справочников практически во всех типовых конфигурациях. В этом справочнике хранится информация о покупателях, поставщиках и прочих юридических и физических лиц, с которым взаимодействует компания.
Создание нового контрагента
Рассмотрим как в 1С добавить контрагента. Для ведения списка контрагентов в 1С: Бухгалтерии существует справочник «Контрагенты». Чтобы зайти в него, нужно зайти в меню «Справочники», пункт «Контрагенты».
Откроется окно формы списка справочника. Чтобы добавить новый элемент справочника, нажмем кнопку «Создать» или клавишу «Insert» на клавиатуре. Откроется форма для заполнения и редактирования данных контрагента.
В настоящее время в системе 1С: Бухгалтерия появилась возможность получения данных контрагента и проверке по его ИНН или наименованию. Данные берутся из государственных реестров ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
И так, начинаем заполнение. Система сразу предлагает ввести ИНН или Наименование контрагента. Можно просто ввести ИНН, чтобы не вводить данные вручную. Нажимаем кнопку «Заполнить» и тут же можем получить предупреждение о том, что нет действующего договора на информационное сопровождение.
Это значит, что не указаны параметры подключения к интернет-поддержке пользователей, а именно логин и пароль, полученные при заключении договора.
У кого возникла такая же ситуация, делаем следующее: заходим в меню «Администрирование», пункт «Подключение интернет поддержки». Нажимаем кнопку «Подключить интернет-поддержку». В открывшемся окне вводим логин и пароль для подключения. Нажимаем кнопку «Войти» и если все правильно введено, происходит подключение к 1С Контаргент.
Теперь можно вернуться к вводу контрагента.
Вводим ИНН, нажимаем кнопку «Заполнить» и если контрагент с таким ИНН найден в государственном реестре, получаем следующую картину:
Как видно, все необходимые поля с данными контрагента заполнены, осталось их проверить на всякий случай и нажать кнопку «Записать». Строка «Адрес и телефон» раскрывается, если нажать на кнопку «>». Здесь мы увидим юридический, фактический и почтовый адреса. Если они совпадают, можно установить соответствующие флажки.
Если у вас нет интернет-поддержки, вы можете ввести реквизиты контрагента вручную, начиная с поля «Вид контрагента».
Если требуется завести иностранного контрагента в 1С, необходимо установить страну его регистрации. После этого станет доступны для заполнения иностранного поставщика или покупателя. При этом скроются поля ИНН и КПП.
В 1С: Бухгалтерии практически любой документ требует указания договора контрагента, поэтому следует сразу завести как минимум один договор. Каждый контрагент для нашей организации может являться покупателем, поставщиком, комитентом и т.д. Поэтому договора делятся на виды. Всего предусмотрены следующие виды договоров:
- С поставщиком
- С покупателем
- С комитентом
- С комиссионером
- Прочее
Допустим, что с данным контрагентом в основном будут осуществляться операции по продаже товаров и услуг. Тогда по ссылке «Договора» перейдем к списку договоров и добавим там новый договор. Вид договора – «С покупателем», наименование «Основной договор». Теперь, например, в документе «Реализация товаров и услуг» при выборе этого контрагента поле «Договор» заполнится автоматически.
Для совершения банковских операций необходимо добавить контрагенту один или несколько банковских счетов (ссылка «Банковские счета»).
Контрагент готов к работе.
По материалам: programmist1s.ru
Одной из основных операций при работе с программой 1С 8.3 является заполнение Справочника Контрагенты, представляющего собой перечень всех поставщиков, покупателей и т.д. принявших на себя те или иные обязательства по договору с которыми работает организация.
Давайте рассмотрим, что собой представляет Справочник «Контрагенты» в 1С 8.3 и как с ним работать.
Справочник «Контрагенты» находится в блоке «Справочники»-«Покупки и продажи»-«Контрагенты».
Перед нами открывается журнал с элементами справочника. Для удобства работы мы можем группировать контрагентов по папкам, по любой принадлежности будь то поставщик, покупатель, банк и т.д.
Если нам необходимо создать новую группу для контрагентов, мы выбираем «Создать группу», и перед нами открывается окно «Контрагенты (создание группы)», где необходимо заполнить поле «Наименование», а по желанию и поле «Комментарий». После нажимаем «Записать и закрыть». В справочнике появится новая группа.
Также для удобства и ускорения работы со справочником «Контрагенты» можно применять разные режимы просмотра элементов.
Кликаем на значение «Еще» и в открывшемся списке выбираем «Режим просмотра», где можно указать один из трех вариантов режима просмотра:
- Иерархический – элементы будут отображаться в выбранной группе;
- 5 Список – будут отображены все элементы справочника без учета группировки;
- 6 Дерево – будут отображаться все группы справочника и выбранные элементы в подчинении.
Как создать новый элемент справочника «Контрагенты» в 1С 8.3
Новый контрагент вводится в справочник через значение «Создать».
Перед нами открывается пустая карточка контрагента, которую необходимо заполнить.
При этом у пользователя есть 2 варианта заполнения карточки Контрагента:
- Автоматически*;
- В ручном режиме.
Заполнение автоматом работает только при подключении «1С Контрагент». При этом:
*Если ИНН выделен красным цветом, Контрагент отсутствует в базе ФНС.
При создании контрагента и заполнении карточки в ручном режиме пользователь должен заполнить все основные поля…
…указать «Вид контрагента» и в выпавшем списке выбрать одно из значений:
- Юридическое лицо;
- Физическое лицо;
- Обособленное подразделение;
- Государственный орган.
В зависимости от выбранного вида контрагента будет изменяться табличная часть документа и поля обязательные для заполнения.
В карточке контрагента имеется функционал «Справки 1СПАРК Риски», который помогает быть в курсе изменений у ваших контрагентов и клиентов: сервис каждый день дает информацию о банкротстве, ликвидации, планах по реорганизации, изменении юридического адреса и руководителя. Сервис помогает отслеживать изменения, использует различные источники информации, включая ЕГРЮЛ и Единый федеральный реестр сведений о фактах деятельности юридических лиц.
Данная опция работает только в случае подключения 1СПАРК Риски.
Непосредственно в карточке контрагента мы можем создать банковский счет. Для этого выбираем «Банковские счета»-«Создать».
В открывшейся карточке заполняем такие обязательные для заполнения поля, как банк, номер счета, валюту. Если платежи проводятся через корреспондентский счет, открытый в другом банке, необходимо указать банк для расчетов. Если расчетный счет используется для расчетов по контрагенту государственного заказа, необходимо указать «Государственный контракт».
Также можно настроить вывод необходимой информации в платежных поручениях и требованиях. В данной настройке можно прописать:
- Наименование контрагента, которое будет выводиться в поле «Получатель» платежного поручения или в поле «Плательщик» в платежном требовании;
- Обозначить, где будет указываться КПП контрагента (только в платежных поручениях в бюджет или во всех платежных поручениях);
- Написать текст, который будет автоматически выводиться в назначении платежа при создании нового платежного поручения.
В закладке «Банковские счета» контрагента можно создать множество расчетных счетов, при этом можно указать один из нескольких р/сч «Использовать как основной». При формировании документа списание с расчетного счета в платежном поручении «Основной расчетный счет» будет заполняться по умолчанию.
В карточке контрагента можно сразу создать документ «Договоры». Для этого выбираем «Договоры»-«Создать».
В открывшейся карточке заполняем вид договора:
- С поставщиком;
- С покупателем;
- С комитентом(принципалом) на продажу;
- С комитентом(принципалом) на закупку;
- С комиссионером (агентом) на закупку;
- С факторинговой компанией;
Заполняем поля «Номер договора» и «Дата». При этом наименование программа заполняет автоматически, ориентируясь на информацию из этих полей. Прописываем организацию, с которой данный контрагент заключает договор.
К договору пользователь может присоединить файлы в любом формате.
Присоединенные файлы можно просматривать, редактировать (каждая версия отредактированного файла храниться в 1С 8.3, где при необходимости их можно просмотреть, когда, в какое время, а также какой пользователь редактировал прикрепленный файл), распечатывать документ.
Важно помнить, что, после того как пользователь отредактировал прикрепленный файл, файл необходимо освободить от редактирования через «Еще»-«Завершить редактирование».
В закладке «Договоры» контрагента можно создать множество элементов договоров, при этом можно указать один из нескольких «Использовать как основной». При формировании документов в программе договор будет заполняться по умолчанию.
В карточке контрагента существует возможность сохранять историю изменения полей «Полное наименование» и «КПП». Если у контрагента изменился «КПП» или «Полное наименование» необходимо в «Истории» внести дату и новое значение. После внесения изменений в программу данные во всех документах до указанной даты в истории будут брать значение начального реквизита, а в документах, начиная с даты нового значения, будет указываться новое значение реквизита.
В карточке «Контрагент» есть возможность просмотреть все документы, в которых указан текущий контрагент, его расчетные счета, договора. Для этого выбираем «Документы». В открывшемся списке отобразятся все документы контрагентов, которые при необходимости можно отсортировать по договору или организации. У пользователя есть возможность просмотреть проводки по интересующему документу, выбрав интересующий документ и нажав значок «Показать проводки и другие движения документа» (Дт/Кт).
В заключение рассмотрим функционал, предусмотренный для удобства рассылки писем контрагентам.
В 1С 8.3 есть возможность настроить и распечатать конверт, с заполненными автоматом адресными строками и индексом.
Пользователю предлагается выбрать вариант заполнения адреса контрагента-получателя:
- Почтовый;
- Юридический;
- Фактический.
Адрес заполнится автоматически из карточки контрагента.
Также можно выбрать один из трех вариантов формата конверта и вывести на печать логотип организации (загрузить логотип организации можно в реквизитах организации в, разделе «Логотип и печать»).
После выбранных настроек, отобразится печатная форма документа, где пользователь может сохранить ее в любом формате, либо сразу отправить на печать.
Как в программе "1С:Бухгалтерия 8" (ред. 3.0) корректно ввести реквизиты (ИНН, КПП и др.) российских и иностранных контрагентов?
В «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) существует возможность указать страну регистрации контрагента. Страна регистрации - это страна, в которой зарегистрировано головное подразделение контрагента. Страну регистрации в конфигурации можно указать только в том случае, если в информационной базе в разделе Функциональность программы включены Контролируемые сделки (для КОРП версии) или Импортные товары (закладка Запасы ) - см. рис. 1.
Рис. 1. Раздел "Функциональность программы"
После включения одной из указанных опций, в карточке контрагента может быть указана страна регистрации. Для юридических и физических лиц, зарегистрированных в РФ указывается страна регистрации – «Россия». При вводе российских контрагентов для юридических лиц указываются следующие коды:
- ОГРН.
Рис. 2. Ввод реквизитов российских организаций
При вводе индивидуальных предпринимателей, зарегистрированных в РФ указываются следующие коды:
- ОГРНИП.
Рис. 3. Ввод реквизитов российских предпринимателей
Для российских юридических лиц и индивидуальных предпринимателей выполняется контроль правильности ИНН и КПП по данным сервиса npchk.nalog.ru. Если контрагент зарегистрирован за пределами Российской Федерации, то для физических и юридических лиц указываются следующие коды:
- Налоговый номер;
- Регистрационный;
Рис. 4. Ввод реквизитов иностранных контрагентов
Налоговый номер – это налоговый номер, присвоенный налогоплательщику в стране регистрации, аналог ИНН для российских организаций.
Регистрационный номер – это регистрационный номер, присвоенный налогоплательщику в стране регистрации, аналог ОГРН/ОГРНИП для российских организаций.
В том случае, когда иностранная организация встала на учет в налоговую инспекцию в Российской Федерации, ей присваивается ИНН. Причин для постановки на учет может быть несколько: открытие филиала, приобретение имущества на территории РФ, открытие расчетного счета в российском банке. ИНН иностранной организации присваивается единожды и не меняется в течение всего периода деятельности иностранной организации. В том случае, когда иностранная организация получила ИНН по любому из оснований, нужно указать этот ИНН в карточке контрагента.
Для иностранных контрагентов проверка сервисом npchk.nalog.ru не выполняется.